Якщо наради серед Ваших колег або підлеглих перетворюються в балаган, то значить, пора вживати рішучих заходів…

Я не наводжу універсального рецепту, бо його немає, я не буду вдаватися в найдрібніші тонкощі – т. к. їх можна перераховувати до безкінечності, я лише описую моє бачення даного питання…

Для себе я наради поділяю на кілька типів (примітки не строго прив’язані до типу):

  • “П’ятихвилинки” – тобто це планова нарада за розкладом, багато хто вважають їх непотрібними, але вони сприяють підтриманню дисципліни
    • Починайте нарада завжди вчасно – дисципліна нам потрібна
    • Проводите нараду стоячи – таким чином п’ятихвилинка не буде переростати у пару годин гарячих суперечок (часто не по темі)
    • Намагайтеся не піднімати питання, які вирішуються в робочому порядку, без залучення всіх учасників наради (час – гроші)
    • Дотримуйтесь правил пристойності – посербывание кави, позіхання, іль явне показне байдужість – не сприяє плідному спілкуванню
  • Заздалегідь заплановану нараду для обговорення будь-яких проблем/дилем/…леммм
    • Визначте мету вашого наради – без мети – нарада перетворитися на броунівський рух спілкування
    • Розішліть всім учасникам порядок денний – намагайтеся уникати узагальнених розпливчастих фраз – більше конкретики
    • Якщо у Вас є матеріал для вивчення, його так само краще надати заздалегідь – інакше Ваше нарада перетвориться в хату-читальню
    • Визначте час і місце проведення наради – чим раніше учасники дізнаються про свою участь тим краще – адже не тільки у Вас можуть бути плани
    • Якщо передбачається обговорення кількох питань – обмежте кожен з них по часу
    • Уникайте перетину часу проведення наради з обідньою перервою або із закінченням робочого дня – інакше нарада буде схоже на останню пару в інституті – всі чекають закінчення цього дійства, абсолютно не вникаючи в суть того, що відбувається
    • Якщо нарада затягнеться на кілька годин заплануйте перерви – адже всі ми люди, всі ми люди
    • Визначте список учасників – якщо їх більше 20-ти людей – ймовірно, його краще скоротити (варто спробувати японський “нью-маваши” – тобто спочатку проводяться наради дрібних груп, потім представники груп беруть участь у головному нараді) – чим більше людей – тим більше вірогідність неконтрольованих дискусій між учасниками
    • Записуйте досягнуті результати (ведіть протокол т. н. “meeting minutes”) – інакше немає сенсу в самому зборах
    • По завершенню – оголосіть “разом” щоб всі учасники розуміли добігли Ви до фінішу
    • Не затягуйте нарада – закінчуйте в строго обумовлений час, залишилися питання – призначайте нове
    • Після години наради – ймовірність отримати результат буде прагнути до нуля
  • Навчання – тобто формат конференції – є доповідач(і), і він задає тон зборам
    • У Вас, як доповідача, повинен бути складений план майбутньої наради – щоб не піти від суті
    • Відрепетируйте свою доповідь, якщо Ви перший раз виступаєте з ним
    • Підготуйте наочний матеріал для доповіді – бо один раз побачити все ж краще, ніж сто разів почути (шкідливі поради від “самизнаетекого” )
    • Підготуйте роздатковий матеріал – в ньому може бути написаний лише Ваш план наради, але позначки залишені на полях такого матеріалу можуть іноді виявитися безцінними, а ще вони завжди допоможуть освіжити пам’ять
  • “Мозковий штурм” – досить специфічний тип нарад, спрямований на рішення не тривіальної задачі
    • Оголосіть учасникам лише тему обговорення, не заглиблюйтесь в подробиці, потрібен саме штурм, а не зациклення на пошуку “самого-самого” рішення
    • Приготуйтеся записувати всі висловлені думки учасників
    • Ніколи не критикуйте пропоновані рішення (і припиняйте подібне з боку колег)
  • “Ні риба ні м’ясо” – спонтанні наради аля в курилці, за кавою, починаються фрази – “О, як добре що Ви всі тут, я давно хотів з Вами обговорити …”
    • Рідко бувають конструктивними, і ставлення до них відповідне
    • Ні до чого не зобов’язує учасників – тобто що-б Ви не вирішили – це не буде сприйнято як керівництво до дії
    • Іноді мають ефект “мозкового штурму” – за що їх і люблять – начебто і не працював, а щось таки порешалось (головне потім не забути, що саме було вирішено)
  • А тепер повернемося до балагану який влаштовують затяті сперечальники, щоб їх вгамувати нам потрібно скласти правила поведінки на нарадах і дотримуватися їх (а також примушувати інших до дотримання правил):

  • Ніхто і ні за яких обставин не перебиває виступ
    • Якщо з’являється питання піднімаємо руку
    • Якщо їх стає все більше – беремо ручку і записуємо в блокнотик (як у Вас його немає? а навіщо Ви сюди прийшли?)
  • Доповідач закінчує свій виступ будь-якої контрольної фрази іль словом (наприклад, dixi (лат.) – “Я сказав”)
  • Після закінчення доповіді, всі бажаючі задають питання
  • За “чергою” питань повинен стежити або “арбітр”, призначений заздалегідь, або сам доповідач
  • Можливо, слід прийняти умови, при яких доповідач таки перериває свій виступ – приміром задавати питання хочуть вже всі присутні
  • Можливо, Вам слід застосувати прийом іменований “м’ячик виступає” – тобто говорить тільки той, у кого м’ячик у руках
  • І ще невеликий рада: користуйтеся органайзерами – благо вони зараз є практично в кожному телефоні (кпк), а синхронізація з комп’ютером займає менше хвилини – зате Ваш девайс завжди з Вами і він завжди нагадає, що Вас десь чекають. А якщо Ви і Ваші колеги користуєтеся Outlook’ом – то Ви зможете легко проінформувати їх про нараді і відповідна інформація ляже в їх органайзери (див. http://office.microsoft.com/ru-ru/outlook/HA012293681049.aspx#2).

    Посилання по темі:

    • http://www.elitarium.ru/2007/10/12/provedenie_soveshhanija.html
    • http://www.stepconsulting.ru/publ/3.shtml